Pamainų grafikas: nuo Excel lentelės prie automatizuotos sistemos

Kur Excel lentelė nustoja veikti

Iki 5-8 darbuotojų viename padalinyje lentelė paprastai veikia neblogai — vienas žmogus rankiniu būdu suplanuoja savaitę, išsiunčia nuotrauką ar nuorodą per pokalbių grupę. Problemos prasideda, kai atsiranda antra darbo vieta, pamainų keitimasis tarp darbuotojų, arba kai reikia sekti, kiek kas realiai atidirbo prieš skaičiuojant atlyginimą.

Tuomet grafikas ir realaus darbo laiko apskaita gyvena atskirai — vienas Excel faile, kitas galvoje arba popieriuje prie laikrodžio. Skirtumą tarp jų kažkas turi suderinti rankiniu būdu kiekvieną mėnesį prieš atlyginimų skaičiavimą.

Kas turėtų būti vienoje sistemoje

Realiai veikianti sistema sujungia tris dalykus, kurie Excel'yje visada būna atskirai: patį grafiką (kas ir kada dirba), realaus laiko įrašus (kada faktiškai atėjo ir išėjo) ir patvirtinimo procesą prieš skaičiuojant atlyginimą.

• Grafikas kiekvienai darbo vietai atskirai, su savo darbo valandomis ir personalo taisyklėmis
• Darbuotojo atsižymėjimas atėjus/išėjus tiesiai iš telefono, be atskiro laikrodžio
• Administratoriaus patvirtinimas prieš duomenys patenka į atlyginimų skaičiavimą
• Pamainų keitimosi prašymai be atskiro pokalbių kanalo

Kaina persijungimo

Didžiausia kliūtis pereiti nuo Excel — baimė, kad reikės ilgai diegti naują sistemą. Praktiškai, jei duomenys (darbuotojų sąrašas, esamas grafikas) jau egzistuoja skaitmeniniu formatu, persikėlimas užtrunka valandas, ne savaites. StrangeHQ pirmus 3 darbuotojus leidžia išbandyti nemokamai, be kortelės, tad persijungimą galima pradėti nuo vienos darbo vietos, o ne visos įmonės iš karto.